BIBIOGRAFÍA

• http://infopvirtual.com/cursos/organizacion_de_eventos/Unidad3_Etapas_de_la_Organizacion_de_Eventos.pdf

• http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_u2.pdf

•  http://www.genv.net/esar/node/1147

• http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/organiza_eventos/contenido_u2.pdf

COMITES DE UN EVENTO

                                                    

                                                  COMITÉS DE UN EVENTO

Comité de finanzas: 

conjunto de personas que deben reportar los egresos e ingresos. Máximo 6 y mínimo 5 integrantes 
 Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos económicos necesarios. 
 Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador. 


Comité de programas:

  Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques. 
 Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar. 
 Estructura el programa técnico
  Establece los mecanismos para la preselección.
  Selecciona los ponentes y conferencistas. 
 Selecciona coordinadores de actividades.
  Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y exposición. 
 Estructura el programa social. 
 Elabora el programa de visitantes.
  Fija fechas de reuniones 
 Programa acciones pendientes. 
 Mantiene informado al comité organizador. Comité de apoyo o servicios generales: colabora en todo lo referente a planificación y logística. 
 Reservación del centro de convenciones 
 -Montaje de salones.
  Alquiler de equipos de sonido.
  Reproducción del material organizador del personal técnico. 


Comité de promoción/ relaciones publicas: 

 Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. 
 Diseño y compra del impreso. 
 Elaboración de pancartas 
 Actos de inauguración y clausura. 
 Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación. 
 Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte. 
 Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales. 
 Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.


 Comité de seguridad: 

 Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes. 
 Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios. 
 Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios. 
 Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.


 Comité de recepción: 

 Da la bienvenida a todos los participantes 
 Recibe a los invitados especiales. 
 Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por los delegados e invitados. 


Comité de registro: 

 Coordina todo lo referente a la inscripción.
  Diseña las planillas de inscripción.
  Entrega el material y suministra información. 


Comité de alojamiento:

  Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje. 
 Contrata los servicios de alojamiento. 
 Distribuye las habitaciones
  Asigna la habitación a los invitados especiales. 


Comité de alimentos y bebidas:

  Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre otros.) 
 Organiza los horarios para la alimentación. 


Comité de damas:

  Coordina el programa de acompañantes. 
 Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes. 
 Solicita obsequios y donaciones.
  Ayuda en la planificación y organización del programa social

ETAPAS DE UN EVENTO

1. Pre-evento (Planificación-Organización) 

•  Establecimiento de los objetivos y metas.
• Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoración, celebración, promoción etc.) 
•  Análisis de necesidades y expectativas. 
•  Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de financiamiento (propio, sponsor, auspicio, apoyo etc.)
• Cotizaciones ( Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes proveedores).
• Administración del evento (papelería, permisos, convenios, derechos de admisión.
• Asignación de responsabilidades y funciones al staff organizativo. 
• Preparación de la lista de invitados y definición del perfil del público.
• Contracciones. Pre-Evento Evento Post-Evento, Organización de Eventos.
• Envió de las invitaciones con 45 días de anticipación.
•  Organización de transporte y hospedaje.
•  Planificación del banquete (Menú).
•  Establecimiento del lugar. 
• Elaboración del programa. 
•  Promoción de la imagen del evento. 
•  Envío de información a la prensa.

                                                                       2. Evento (Ejecución) 

•  Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
•  Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

 3. Post-evento ( Evaluación) 

•  Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.
•  Evaluación de resultados: se realiza un informe final (evaluación financiera, análisis del alcance de objetivos). Seguimiento del evento y envió de cartas de agradecimiento.